住宅規程が節税になる？社宅を経費にする方法を徹底解説！

住宅規程とは？

住宅規程とは、社有や会社借り上げによる従業員用住宅である、社宅制度の運用に関しての規程のことです。

従業員の福利厚生制度を充実させることで、優秀な人材の採用を可能にできるだけでなく、会社としても節税や社会保険料の負担を軽減できることから、大企業はもちろん中小企業にも注目されている制度です。

制度として認められるためには、会社名義での契約が前提になります。またエリアや通勤時間などの選定に一定の制限を設けるなど、あくまで事業目的のためであることを担保しなければなりません。

さらに会社の会計上の扱いや、社会保険上の報酬除外とするための根拠が必要であり、その内容を定めた規程でもあります。

住宅規程を作ると節税になる？

住宅手当の支給と社宅制度の利用は、どちらの方が節税という面でメリットが大きいのでしょうか。

住宅手当は給与に加算されるため、税務上は収入が増えたと同じ意味になり、所得税や住民税、社会保険料を算出する課税所得も増え、当然それらの負担額も増えます。

つまり収入が増える反面、税金や社会保険料も多くなってしまいます。なお、社会保険料は労使折半であるため、当然会社側の負担額も増えることになります。

一方で社宅の場合は、会社が支払う家賃は経費となり、法人税が非課税になります。つまり、社会保険料の負担額にも影響はありません。

つまり住宅手当の場合とは逆に、収入が増えることは無い反面、税金や社会保険料も低い金額に抑えることができるのです。

住宅規程の導入や運用にあたっての手順

会社名義で物件を借りる

社宅として運営するためには、実際に居住する従業員名義ではなく、会社名義で契約することが前提です。会社として契約する以上、貸主への敷金や礼金、不動産業者への仲介手数料なども会社が負担しなければなりません。

また社宅である以上、物件は実際に居住する従業員ではなく、制度を運営する会社が選択すべきであるという税務上の解釈もあることから、社宅としての物件の選択には何らかの制限を設けておくと無難でしょう。
なお、既に従業員が契約して実際に居住している住宅を借上社宅とする場合は、支払済みの敷金や礼金などは一旦返金を受け、改めて会社から払い込まなければ住宅手当とみなされる可能性があることに留意しましょう。

社宅利用料を従業員から徴収する

社宅利用料についても、全額を会社負担にすると社宅として認めてもらうことはできず、発覚すると契約時に遡及して追徴されるリスクがあることにも注意が必要です。

税法上や社会保険法上、入居者負担額の算出は複雑な計算が必要です。しかし実務上は、賃料と共益費を合わせた10%～20％程度を、居住する従業員の負担とする簡易処理を摘要しておけば、少なくとも行政官庁から指摘されることはないでしょう。

借地借家法上の居住権や退去時の会社の強制力なども考慮し、ある程度は負担することも必要です。

住宅規程を作成する

社宅制度は、全従業員を対象とするものであれば就業規則への記載が必要になりますが、実務上は住宅（社宅）規程で運用している例が多いようです。

なお、労使協定を締結せずに利用者負担額を給与から天引きすることは法律違反になるため、規程を作るに当たっては就業規則（付則）への記載、労使協定の締結、入居誓約書による個別合意などを意識する必要があります。

また住宅規程への記載事項としては、下記のような項目が挙げられます。

目的、入居資格、入居への申し込み、入居制限、入居期限、同居人の制限、社宅の使用料、使用料の徴収、費用負担、仲介料、敷金等、使用者負担、善管注意義務、禁止事項、損害賠償、退去、退去と退去期間、原状回復義務、退去届、立ち退き料、引越料の請求など

住宅規程導入時に株主総会を開き、議事録をとっておく

8~9割の支出を経費扱いでき、税金や社会保険料を節約できる制度は、社宅制度の他はないといっても過言ではないでしょう。それだけに、違法ではないかと税務署など行政官庁の調査が入る懸念もないとは言えません。

正しく運営さえしていれば問題ないとはいえ、万が一にも制度自体が否認されることのないよう、対策として株主総会で決議しきちんと議事録を作成しておくと良いでしょう。

税務署は株主総会の判断に介入することはできません。つまり、株主総会での決定事項を違法であるとは証明できないことになります。

痛くもない腹を探られないために、株主総会での決議事項であることの証明として、株主総会議事録を作成しておくようにしましょう。

住宅規程を運用する

社宅制度の運用の実態も、同様に税務調査の対象になります。したがって、各業務の流れ毎に書類を作成し保存しておくことが求められます。

必ずしも、全ての書類を作成し保存しておかなければ税務調査で否認されるというわけではありませんが、実務を円滑に運用するためにもできるだけ用意しておいた方が望ましいでしょう。

実務上用意しておくべき書類としては、以下のようなものがあります。

・社宅利用申請書
・社宅賃料相当額計算シート（固定資産評価証明交付申請書）
・入居誓約書
・社宅退去届

なお従業員の利用条件に著しく公平さを欠いた場合には、従業員間の不満を増加させるだけではなく、行政官庁による調査が入ったときに制度自体が否認されることも否定はできません。一定の合理性のもと、正しく運営するよう注意しましょう。

場合によっては社宅代行会社も利用する

従業員に対する社宅制度は、税務上は規模の大小を問わず、中小企業の場合や社長が一人で経営している会社の場合や個人事業の場合でも認められます。

その反面、社宅制度を運営するためには、物件の管理を含めかなり煩雑な業務が伴います。状況によっては、実績が豊富な社宅代行会社などへの委託を検討するのも選択肢の一つかも知れません。